Notas Crédito / Débito
Las Notas Crédito (NC) y Notas Débito (ND) son documentos electrónicos que modifican una factura ya emitida y aceptada por DIAN. No puedes editar una factura electrónica aceptada — la única forma es emitir una nota.
Cuándo usar Nota Crédito
Una NC reduce el valor a cargo del cliente. Casos típicos:
- Devolución total o parcial de mercancía
- Descuento posterior otorgado al cliente
- Anulación de la factura completa (por error de emisión)
- Corrección de precios a la baja
Cuándo usar Nota Débito
Una ND aumenta el valor a cargo del cliente. Más rara, casos típicos:
- Cobro de intereses de mora
- Cargo adicional por servicios extra no facturados
- Corrección al alza de precios facturados por debajo
Resolución DIAN
Las notas tienen su propia resolución (distinta a la de factura):
- Tipo documento DIAN:
2Nota crédito,3Nota débito - Prefijo propio (ej.
NC,ND) - Rango propio
Configúralas igual que las resoluciones de factura. Ver Resoluciones POS y electrónicas.
Crear nota crédito
1. Desde la factura original
Facturas de Venta → ver factura → botón “Crear Nota Crédito”.
La NC nace vinculada a la factura origen. El sistema requiere esta vinculación por norma DIAN.
2. Llenar el motivo
- Causal DIAN: selecciona del catálogo (devolución, descuento, anulación, etc.)
- Observaciones: descripción libre
3. Definir líneas
Puedes hacer:
NC total — copia exacta de las líneas de la factura, anula todo NC parcial — solo las líneas/cantidades a devolver/ajustar
Por ejemplo, si la factura tenía 10 unidades de un producto y el cliente devolvió 3, la NC parcial tiene 3 unidades.
4. Guardar y postear
Igual que con factura, primero draft y después posted. Al postear:
- Reversa inventario (si fue devolución de mercancía)
- Reversa asiento contable (proporcional si es parcial)
- Envía a DIAN (recibe CUDE — Código Único de Documento Electrónico)
- Reduce saldo CxC del cliente
Crear nota débito
Similar a NC pero aumenta el valor:
Facturas de Venta → ver factura → botón “Crear Nota Débito” → ingresa monto adicional, conceptos.
Al postear:
- Suma al CxC del cliente
- Genera asiento (DR Cliente / CR Ingresos extra o cuenta correspondiente)
- Envía a DIAN
Efecto en seriales (electrónica)
Si la factura original incluía productos con seriales (computadores, etc.):
- NC total: los seriales vuelven a estado
in_stock(disponibles para vender de nuevo) - NC parcial: solo los seriales devueltos vuelven a
in_stock
Ver Seriales.
NC para Anular Factura
Si la factura original tenía errores graves (cliente equivocado, productos mal, etc.) y ya fue aceptada por DIAN, no la puedes anular. La opción es:
- Crear NC total con causal “Anulación”
- Crear una nueva factura con los datos correctos
El efecto contable y fiscal queda neutro: la factura original sigue existiendo en el histórico, pero la NC la anula.
Enviar a DIAN
Las NC/ND electrónicas se transmiten a DIAN igual que las facturas. Estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
pending | En cola |
sent | En DIAN |
accepted | DIAN aceptó. Llega CUDE |
rejected | DIAN rechazó (revisar causal o líneas) |
Restricciones
- NC/ND solo aplica a facturas electrónicas posteadas
- No se pueden encadenar NC sobre NC (siempre desde la factura origen)
- Si la factura original está
cancelled(anulada antes de ir a DIAN), no necesitas NC
Reportes
- NC del periodo — agrupadas por causal
- Impacto en ventas netas — ventas brutas menos NC = ventas netas
- NC pendientes en DIAN — para seguimiento