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Documento Soporte Electrónico

El Documento Soporte Electrónico es la factura que tú emites como comprador cuando le pagas a alguien que no puede emitir factura electrónica. Es una obligación DIAN (Resolución 167 de 2021) que muchas PyMEs desconocen.

Sin documento soporte: no puedes deducir el gasto + multas del 5% del valor de la operación.

Cuándo aplica

Cuando le compras a:

  • Personas naturales no responsables de IVA
  • Independientes sin obligación de facturar electrónicamente
  • Comerciantes informales que solo te dan recibo manual
  • Cualquier proveedor que no te emite factura electrónica

Ejemplos típicos:

  • Técnico independiente que arregla equipos
  • Diseñador freelance que te entrega un trabajo
  • Compra en plaza de mercado
  • Servicios puntuales de un independiente

Cuándo NO aplica

  • Tu proveedor sí te emite factura electrónica → usa esa, no necesitas documento soporte
  • Compras de tu propia empresa entre sedes → es una transferencia, no compra

Requisitos

Resolución DIAN propia

Diferente a la de factura electrónica. La solicitas en MUISCA con document_type_id = 4. Te asigna su propio prefijo y rango.

Certificado digital

El mismo que ya usas para facturación electrónica.

Configuración en sistema

Panel App → Ventas → Resoluciones POS (sí, ahí también) → Nueva resolución:

  • Tipo: electronic
  • Document type: 4 Documento Soporte
  • Prefijo, rango, clave técnica DIAN

Crear documento soporte

Opción A: Desde una compra “no estándar”

Panel App → Compras → Documento Soporte → Nuevo.

Opción B: Convertir factura de compra a documento soporte

Si recibiste un recibo manual y lo ibas a registrar como factura, mejor crea el documento soporte directamente.

Datos a llenar

  • Proveedor: persona o entidad que te vendió (puede tener solo CC, no NIT)
  • Fecha de compra/pago
  • Sede que recibe
  • Líneas:
    • Producto (puede ser servicio sin inventario)
    • Cantidad
    • Costo unitario
    • Impuesto: típicamente sin IVA (el proveedor no es responsable). Si aplica IVA en algún caso especial, indícalo.
  • Retenciones que TÚ practicas al proveedor (ver siguiente sección)
  • Notas: descripción del servicio o concepto

Retenciones a practicar

Cuando le pagas a un independiente o persona natural por servicios, tú estás obligado a retener en la fuente (si supera el umbral). El documento soporte debe reflejarlo:

ConceptoTarifa (2026)
Servicios en general (persona natural)4%
Servicios profesionales (no declarantes)10%
Servicios profesionales (declarantes)11%
Honorarios10% o 11%
Compras a no responsables IVA2.5%
Arrendamiento de inmuebles3.5%
Comisiones10% u 11%

El sistema sugiere la retención automática según el concepto del producto/servicio que selecciones (si está bien configurado).

Postear (Contabilizar)

Click Contabilizar — el sistema:

  1. Asiento contable:

    • DR Gasto (cuenta 5xxx según concepto)
    • DR IVA descontable (si aplica)
    • CR Caja o Banco (lo que pagaste neto)
    • CR Retenciones por pagar (lo retenido al proveedor)

  2. Transmite a DIAN vía apidian (recibe CUDE — Código Único de Documento Electrónico)

  3. Cartera con proveedor:

    • Si pagaste al contado, queda saldado
    • Si pagaste parcial o no pagaste, queda con saldo en CxP

Mejores prácticas

Emite al momento del pago, no después

La DIAN cruza los reportes mensuales de retenciones con los documentos soporte. Si pagas en marzo y emites el soporte en mayo, hay desfase.

Aplica las retenciones correctas

Mal-calcular retenciones genera multas. Si dudas, consulta con tu contador.

Lleva el documento al gasto correspondiente

No agrupes gastos distintos en un solo documento. Cada concepto en su línea.

Guarda el soporte físico (cuando exista)

Aunque emitas el electrónico, conserva el recibo, contrato o evidencia de la prestación del servicio.

Reportes

  • Documentos soporte del periodo — para validar con tu contador
  • Retenciones practicadas — alimenta el formato 1001 de exógena
  • Compras por proveedor — útil para análisis

Errores comunes

”DIAN rechaza el documento”

Verifica que la resolución de documento soporte esté vigente y los datos del proveedor (tipo doc, número, municipio DIAN) estén correctos.

”No sé si aplicar retención”

Las retenciones tienen mínimos en UVT. Si el pago no supera el umbral, no retienes. Consulta el Estatuto Tributario art. 369 o pregunta a tu contador.

”El proveedor ahora dice que sí va a facturar electrónicamente”

Bien. A partir de ese momento usas su factura directamente. Los documentos soporte ya emitidos quedan válidos para los pagos pasados.

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