2. Parametrización inicial
Aunque al registrarte el sistema queda operativo, hay parámetros que dependen de tu negocio específico y que conviene revisar antes de empezar a operar en serio. Esta guía te lleva por todo.
Checklist de parametrización
Te recomendamos hacerlo en una sola sesión de 2 horas, idealmente con tu asesor de Emprenddi:
- Verificar datos de la empresa
- Cargar el logo
- Revisar Plan de Cuentas (PUC)
- Activar impuestos correctos
- Configurar métodos de pago con cuentas bancarias reales
- Crear sedes adicionales
- Configurar comportamiento del POS
- Crear usuarios para tu equipo
- Crear categorías y productos prioritarios
- Cargar 20-50 terceros frecuentes
- Cargar inventario inicial
- Asiento de saldos contables iniciales
- Configurar resoluciones DIAN (si vas a usar)
- Configurar impresoras térmicas (si tienes)
1. Verificar datos de la empresa
Ruta: panel App → Configuraciones → tab Empresa.
Revisa que estén correctos:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Nombre comercial | Aparece en tickets POS y facturas |
| Razón social | Obligatorio para DIAN. Debe coincidir con tu RUT |
| NIT + DV | Validar contra el RUT físico |
| Régimen | Define si el sistema activa retenciones e IVA |
| Email, teléfono, dirección | Datos públicos en facturas y menú QR |
| Moneda | COP por defecto — no cambiar después de iniciar |
| Zona horaria | America/Bogota por defecto |
2. Cargar el logo
Ver Cargar logo — sale en tickets POS, facturas, comprobantes de garantía y menú público del restaurante.
3. Revisar el PUC
El Plan de Cuentas viene pre-sembrado con la estructura del Decreto 2650/1993. No necesitas crear cuentas a menos que tu negocio tenga necesidades específicas.
Ruta: panel App → Contabilidad → Plan de Cuentas.
Cuentas clave que se usan automáticamente:
| Código | Para qué |
|---|---|
| 110505 | Caja general (pagos efectivo) |
| 1110xx | Bancos (transferencias/tarjetas) |
| 1305 | Clientes — cartera CxC |
| 1435 | Inventario |
| 2205 | Proveedores nacionales (CxP) |
| 240805 | IVA generado |
| 240810 | IVA descontable |
| 2365 / 2367 | Retenciones |
| 4135 | Ingresos por ventas |
| 6135 | Costo de ventas |
Cuándo crear subcuentas custom:
- Tienes varias cuentas bancarias → crear
111005-01 Bancolombia,111005-02 Davivienda, etc. - Quieres separar ingresos por línea de negocio →
413505-01 Restaurante,413505-02 Domicilios, etc.
Ver más en Plan de Cuentas.
4. Activar impuestos
Ruta: panel App → Contabilidad → Impuestos.
Vienen pre-sembrados:
- IVA-19, IVA-5, IVA-0 (exento), IVA-EXC (excluido)
- INC-8 (consumo restaurantes)
- Retenciones en la fuente (compras, servicios, honorarios)
- ReteIVA, ReteICA
Activa o desactiva según tu régimen. Si eres no responsable de IVA, desactiva los IVA. Si tu municipio no es Bogotá, ajusta la tarifa de ReteICA.
Ver Impuestos.
5. Métodos de pago
Ruta: panel App → Configuraciones → Métodos de pago.
Vienen 8 pre-configurados. Lo crítico: si tienes más de una cuenta bancaria, crea subcuentas en el PUC y duplica los métodos de pago apuntando a la cuenta correcta. Si no, todos los pagos por transferencia entran a la misma cuenta y los bancos quedan mal contabilizados.
Ejemplo: si recibes pagos por Bancolombia y Davivienda, crea dos métodos “Transferencia Bancolombia” y “Transferencia Davivienda” asociados a las cuentas contables respectivas.
6. Sedes adicionales
Ruta: panel App → Operación → Sedes.
Viene 1 sede creada: “Sede Principal” (tipo mixed).
Crea más si:
- Tienes varias tiendas físicas → una sede
storepor tienda - Hay bodega central separada → sede
warehouse - Tienes tienda virtual → sede
virtual
Cada sede tiene su propio inventario, sus propios consecutivos DIAN y su propia plantilla de impresión asignable.
Ver Sedes.
7. Configuración POS
Ruta: panel App → Configuraciones → tab POS.
| Toggle | Recomendación |
|---|---|
| Permitir modificar precio en el carrito | ON para retail; OFF si tu cadena tiene precio fijo |
| Permitir descuento por línea | ON usualmente |
| Permitir modificar/agregar impuesto por línea | ON |
| Cliente obligatorio | OFF para POS rápido; ON para B2B |
| Permitir vender sin stock | OFF por seguridad |
| Imprimir ticket automático al cerrar venta | ON |
| Propina sugerida % | 10% típico restaurante |
| Umbral % para aprobación de supervisor | 10% (si excedes, pide PIN supervisor) |
Ver POS tradicional.
8. Configuración Restaurante (si aplica)
Si tu negocio es restaurante, activa los features en Configuraciones → tab Restaurante.
Más detalle en POS Restaurante.
9. Terceros (clientes y proveedores)
Ruta: panel App → Contabilidad → Terceros.
Pre-creado el Consumidor Final (NIT 222222222). No lo borres — el POS lo usa como fallback.
Te recomendamos cargar los 20-50 terceros más frecuentes (clientes habituales, proveedores) antes de arrancar para no crearlos sobre la marcha en POS.
Datos críticos para DIAN: NIT con DV, dian_municipality_id (catálogo, no escribir libre), régimen, tax_responsibilities.
10. Inventario inicial
CRÍTICO. Antes de empezar a vender, debes cargar el stock físico actual con un conteo. Si no lo haces, los costos al vender serán 0 → utilidad inflada → contabilidad equivocada.
11. Saldos contables iniciales
Si vienes de otro sistema contable, debes registrar los saldos (caja, bancos, CxC, CxP, capital) con un asiento manual de fecha del corte.
Ver Asientos contables.
12. Resoluciones DIAN
Si vas a usar POS local (talonarios DIAN) o facturación electrónica DIAN, configura las resoluciones.
Ver Resoluciones DIAN.
13. Impresoras térmicas
Si tienes impresora térmica (ticket POS, comandas restaurante), instala QZ Tray y registra la impresora.
Ver Impresoras QZ Tray.
Próximo paso
Una vez tengas los pasos críticos hechos (1-7), procede a crear usuarios para tu equipo.