Liquidación Definitiva

Cuando un empleado se retira (renuncia, despido, terminación de contrato), debes hacer una liquidación definitiva que cubre todas las prestaciones acumuladas + lo que la ley exige según el motivo de retiro.

Acceso

Panel App → Nómina → Empleados → seleccionar empleado → Liquidación definitiva.

O directamente: Nómina → Liquidaciones definitivas → Nueva.

Datos

Empleado
Fecha de retiro
Motivo de retiro:
- renuncia — sin indemnización
- terminacion_contrato — si era contrato fijo y llegó a fin
- despido_con_justa_causa — sin indemnización
- despido_sin_justa_causa — CON indemnización
- mutuo_acuerdo — sin indemnización
- muerte — paga a beneficiarios

Qué se calcula automático

Cesantías acumuladas

Saldo de cesantías del año en curso (desde el último 14 de febrero o desde la fecha de inicio del contrato, lo que sea más reciente).

Cesantías = Salario × Días trabajados / 360

Intereses sobre cesantías

Intereses = Cesantías × Días × 12% / 360

Prima del periodo

Si te retiras antes de junio o diciembre (fechas de pago de prima), se liquida prorrateada.

Prima = (Salario + Auxilio transporte) × Días trabajados en el semestre / 360

Vacaciones pendientes

Días no tomados a la fecha de retiro × valor día.

Vacaciones = (Salario + Auxilio transporte) × Días pendientes / 30

Indemnización (solo si despido sin justa causa)

Tipo contrato	Indemnización
Indefinido	Salarios > 10 SMLMV: 20 días/año; ≤ 10 SMLMV: 30 días/año primer año + 20 días por cada año adicional
Fijo	Salarios pendientes hasta fin del contrato (lo que faltaba por trabajar)
Obra labor	Lo que faltaba por terminar la obra (estimado)
Aprendizaje	Sin indemnización (no aplica)

El sistema calcula automáticamente según el tipo de contrato y antigüedad.

Sueldo pendiente

Días trabajados del último periodo no liquidados.

Otros (descontables)

Préstamos pendientes
Equipos no devueltos
Saldo en mora

Resumen liquidación

El sistema muestra:

Concepto	Valor
Sueldo proporcional	$XXX
Cesantías	$XXX
Intereses sobre cesantías	$XXX
Prima	$XXX
Vacaciones	$XXX
Indemnización	$XXX
Total devengado	$XXX
Salud y pensión empleado	-$XXX
Retención en la fuente	-$XXX
Otras deducciones	-$XXX
NETO A PAGAR	$XXX

Postear

Click Liquidar y postear. El sistema:

Crea asiento contable:
- DR Salarios + DR Cesantías acumuladas + DR Prima + DR Vacaciones + DR Indemnización
- CR Salarios por pagar + CR Retenciones + CR Aportes
Cierra el contrato del empleado: terminated_at = fecha retiro
Marca empleado como inactivo (opcional)
Genera el documento de liquidación definitiva (PDF imprimible para firma)

Documento de liquidación

PDF con todos los conceptos calculados, listo para que el empleado firme la paz y salvo al recibirlo.

Datos críticos en el PDF:

Resumen del cálculo
Acumulados
Pagos a EPS, AFP, ARL pendientes
Firma empleado y empleador

Pagar al empleado

Tras postear, registras el pago igual que una nómina normal: transferencia, asiento DR Salarios por pagar / CR Banco.

Indemnización por despido — cuenta especial

Si activaste indemnización, el sistema usa la cuenta 510585 Indemnizaciones laborales (cuenta separada del salario regular). Útil para reportes y deducibilidad fiscal.

Casos especiales

Empleado con préstamos pendientes

Se descuentan del neto. Si el neto es menor al préstamo, el empleado queda con saldo deudor a la empresa (consultar manejo legal).

Empleado en periodo de prueba

Renuncia voluntaria → sin indemnización
Empleador despide sin justa causa antes de los 2 meses → indemnización proporcional

Empleado con embargo

La cuota del embargo se descuenta del neto y se gira al juzgado correspondiente.