5. Hacer tu primera venta
Hagamos juntos tu primera venta para que veas el flujo completo: abrir caja → vender → cobrar → imprimir ticket → ver el asiento contable generado automáticamente.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
- Al menos 1 producto creado (cómo crear productos)
- Inventario inicial cargado (si el producto controla stock)
- Una sede activa (ya viene “Sede Principal” desde el registro)
- Tu rol (admin, manager o cashier)
Paso 1: Abrir caja
El POS no funciona si no hay caja abierta. Esto sirve para que tu cierre de caja al final del día tenga un punto de partida.
1.1 Entrar al POS
Panel App → menú lateral → Ventas → POS — Punto de Venta.
1.2 Pantalla de apertura
Si no hay caja abierta, te muestra el formulario:
- Sede: selecciona donde estás operando (típicamente “Sede Principal”)
- Monto inicial: lo que hay físicamente en la caja al empezar el turno
- Si arrancas vacío, pon
0 - Si hay billetes/monedas de cambio, suma todo y ponlo
- Si arrancas vacío, pon
- Notas (opcional): “Apertura matutina Juan”
- Click Abrir caja.
Te queda la caja con un saldo inicial y empieza el turno.
Paso 2: Vender un producto
2.1 Agregar producto al carrito
Tres formas:
- Click en una tarjeta: del grid de productos visible.
- Escribir el código o nombre en la barra de búsqueda arriba y presionar Enter.
- Escanear código de barras con un lector USB (Enter automático).
El producto se añade al carrito (lado derecho) con cantidad 1.
2.2 Modificar la línea (opcional)
En la línea del carrito puedes:
- Cambiar cantidad: botones
−+o tecleando en el input - Click en el icono
+(expandir) para ver:- Precio: editable si la configuración lo permite
- Desc %: descuento por línea
- Impuesto: cambiar el IVA por línea (si está habilitado)
- Eliminar línea: botón
✕rojo
2.3 Aplicar descuento global (opcional)
En la sección “Descuento global” (bloque amarillo arriba de los totales):
- Toggle % / $ según prefieras
- Digita el valor o usa los botones rápidos 5%, 10%, 20%
- El descuento se distribuye proporcionalmente entre las líneas
Si el descuento excede el umbral configurado, el sistema te pide PIN de un supervisor con permiso
pos.discount.approve.
2.4 Seleccionar cliente (opcional)
Por defecto el POS pone “Consumidor Final” (NIT 222222222). Para asignar otro:
- Click en el cliente arriba del carrito → Cambiar cliente (o tecla F9)
- Buscar por nombre o documento
- O crear cliente rápido (solo nombre + documento) con el botón
+
Paso 3: Cobrar
En la barra inferior tienes 5 botones de cobro: Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Multi-pago, A crédito.
Opción A: Pago simple en efectivo
Click en Efectivo. Se abre un modal con:
- Monto a cobrar (= total de la venta)
- Recibido: digita lo que el cliente te da
- Cambio: se calcula solo
- Click Cobrar.
Opción B: Pago con tarjeta
Click en Tarjeta. Modal pide:
- Referencia (opcional): los últimos 4 dígitos de la tarjeta o el código del datafono
- Click Cobrar.
Opción C: Pago mixto
Si el cliente paga con varios métodos a la vez (ej. parte efectivo, parte tarjeta), click en Multi-pago:
- Agrega varios renglones, uno por método
- Cuadra el total exacto
- Click Cobrar.
Opción D: A crédito
Si el cliente se va sin pagar (B2B típicamente):
- Click A crédito
- El sistema crea una factura de venta con payment_status = pendiente y queda en CxC del cliente
- Después registras el pago desde Ventas → Facturas de Venta → buscar la factura → Recibir pago.
Paso 4: Verificar la impresión
Si tienes impresora térmica configurada con QZ Tray, el ticket sale automáticamente cuando cierras la venta.
Si no tienes impresora, el sistema abre el ticket en una nueva ventana del navegador para que lo imprimas manualmente.
Paso 5: Ver el asiento contable generado
Lo más importante: la venta ya generó asientos automáticos. Compruébalo:
5.1 Ver el asiento de la venta
Panel App → Contabilidad → Asientos contables. El más reciente arriba.
Para una venta de $10.000 en efectivo con IVA 19%:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 110505 Caja | $10.000 | |
| 4135 Ventas | $8.403 | |
| 240805 IVA generado | $1.597 |
5.2 Ver el asiento de COGS (costo de ventas)
Si el producto controla inventario, hay un segundo asiento automático que registra el costo de la mercancía vendida:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6135 Costo de ventas | $5.000 | |
| 1435 Mercancías | $5.000 |
(Donde $5.000 es el costo promedio del producto en tu inventario).
5.3 Ver el movimiento de inventario
Panel App → Inventario → Kardex → buscar tu producto. Verás un movimiento tipo sale con cantidad -1 y el costo unitario aplicado.
Paso 6: Cerrar caja (al final del día)
Al final del turno, cierra la caja para cuadrar:
6.1 Click en “Cerrar caja”
Arriba a la derecha del POS.
6.2 Digita lo que físicamente contaste
El sistema te muestra:
- Esperado: lo que el sistema calcula (apertura + ingresos − egresos)
- Contado: tú lo digitas
- Diferencia: la calcula automática
6.3 Notas y cierre
Si hay diferencia (faltante o sobrante), añade una nota explicando. Click en Cerrar caja.
Queda registrado en Ventas → Sesiones de Caja para consulta histórica y reportes.
¡Listo!
Ya hiciste tu primera venta completa. El flujo es:
- Abrir caja
- Vender (POS)
- Cobrar
- Imprimir
- (Al final del día) Cerrar caja
Y automáticamente el sistema:
- Generó factura POS o electrónica
- Creó asiento de venta + asiento de COGS
- Actualizó inventario
- Sumó al saldo del cliente (si fue a crédito)
- Registró el ingreso de caja
Próximos temas
Ahora que conoces el flujo básico, profundiza en: