Activos Fijos
Los activos fijos son bienes duraderos que tu empresa usa para operar (no para vender). Ejemplos: computadores propios, vehículos, maquinaria, mobiliario.
Cuándo registrar un activo fijo
Cuando compras un bien que:
- Cuesta más de cierto umbral (típicamente 50 UVT, consulta con tu contador)
- Se usará por más de un año
- No está destinado a la venta
Si cumple lo anterior, no va a gasto inmediato sino a activo + depreciación gradual.
Acceso
Panel App → Contabilidad → Activos Fijos.
Crear activo
1. Datos básicos
- Nombre (ej. “Computador Dell Vostro”)
- Código interno
- Categoría: equipo de cómputo, vehículo, mobiliario, maquinaria
- Fecha de adquisición
- Valor de compra (sin IVA, salvo casos especiales)
- Proveedor (vinculación opcional a factura de compra)
2. Configuración de depreciación
- Vida útil (años): según tipo de activo. La DIAN tiene tablas:
- Equipo de cómputo: 5 años
- Vehículos: 5 años
- Maquinaria: 10 años
- Mobiliario: 10 años
- Inmuebles: 20-45 años (consultar)
- Método:
linea_recta(lo más común) — depreciación uniforme cada periodo - Valor residual (opcional): valor estimado al final de la vida útil
3. Cuentas contables
- Cuenta de activo (donde se registra el bien): 15xxx según categoría
- Cuenta de depreciación acumulada: 159xxx (contra-cuenta del activo)
- Cuenta de gasto depreciación: 5160xx según uso (administración, ventas, producción)
4. Asignación (opcional)
- Sede donde está físicamente
- Centro de costo que lo usa
- Responsable (usuario asignado)
Asiento al registrar
Cuando guardas el activo, se crea:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 15xxxx Activo | (valor compra) | |
| 110505 Caja o 1110 Banco (si pagaste) | (valor) | |
| O 220505 Proveedores (si quedó a deber) |
Y si compraste con factura de compra, vincula la factura al activo para que tu auditoría sea trazable.
Depreciación mensual
Cada mes, el sistema calcula automáticamente la depreciación de cada activo:
Depreciación mensual = (Valor compra - Valor residual) / (Vida útil en años × 12)Ejemplo: Computador Dell de $3.000.000, 5 años, sin residual.
Depreciación mensual = $3.000.000 / (5 × 12) = $50.000 al mes.
Postear depreciación del mes
Tu contador o el sistema (si activas la automatización) ejecuta cada mes:
Activos Fijos → Posteo masivo de depreciación → seleccionar mes.
Se genera un asiento por todos los activos:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5160xx Gasto depreciación | $XXX | |
| 159xxx Depreciación acumulada | $XXX |
El valor en libros del activo va bajando mes a mes.
Reporte de activos
- Activos vigentes: con valor en libros actual
- Depreciación del periodo: cuánto se depreció este mes/año
- Activos por categoría / sede / responsable: dónde están físicamente
Útil para inventario físico anual (validar que existe lo que dice el sistema).
Cuando un activo se daña / pierde / vende
Baja por desuso
Activos → ver activo → Dar de baja.
Asiento:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 159xxx Depreciación acumulada | (acumulado) | |
| 4255 Otros ingresos no operacionales (si hay valor en libros) | (residual) | |
| 15xxxx Activo | (valor compra original) |
Para activos completamente depreciados, los valores se anulan netos.
Venta
Si vendes un activo (ej. carro viejo), registra factura de venta de tipo especial. Tu contador debe ajustar el asiento.