6. Registrar tu primera compra
Registrar compras correctamente es tan importante como vender bien: aquí entra el costo real de tu mercancía y arranca la cadena de inventario → costo de ventas → utilidad.
Antes de empezar
Necesitas:
- La factura física o electrónica del proveedor
- El proveedor dado de alta en terceros (con NIT correcto)
- Los productos que vas a comprar ya creados en el sistema
Si el proveedor o los productos no existen aún, créalos primero (se puede crear “al vuelo” desde el formulario de compra).
Paso 1: Crear factura de compra
1.1 Ir al menú
Panel App → Compras → Facturas de Compra → Nueva.
1.2 Llenar cabecera
- Tipo:
Factura de compra - Prefijo y número: el del proveedor (lo ves en su factura física)
- Proveedor: buscar y seleccionar
- Sede que recibe: dónde va a entrar la mercancía
- Fecha de factura: la que figura en el documento del proveedor
- Plazo de pago (días): ej. 30 si te dan 30 días crédito; 0 si pago contado
- Fecha vencimiento: se calcula sola con base en plazo (o ajustas)
- Moneda: COP
1.3 Agregar líneas
Por cada producto que compraste:
- Producto: buscar por código o nombre
- Cantidad: la que entra a inventario
- Costo unitario: lo que te costó cada unidad SIN IVA
- Descuento %: si el proveedor te dio descuento
- Impuesto: el IVA que el proveedor te cobró (típicamente IVA-19)
El sistema calcula automáticamente: subtotal, descuento, IVA y total.
1.4 Notas (opcional)
Agrega cualquier nota interna (ej. “Pedido entregado completo el 14/05”).
1.5 Guardar como borrador
Click Guardar. La factura queda en estado draft. Aún no afecta inventario ni contabilidad.
Paso 2: Verificar totales
Revisa que el total que calculó el sistema sea idéntico al total de la factura física del proveedor.
Si no coincide:
- Revisa el IVA — ¿el proveedor cobró 19% o 5%?
- Revisa si hay descuentos no capturados
- Revisa que las cantidades sean exactas
No avances si los totales no cuadran — corrige primero.
Paso 3: Contabilizar (Postear)
Cuando todo está bien, click en Contabilizar (botón verde arriba a la derecha).
El sistema te muestra un modal de confirmación:
“Vas a contabilizar la factura POS-XX por $XX. Se generará el asiento contable y los movimientos de inventario. No podrás editarla después.”
Click Contabilizar.
Qué pasa al contabilizar
Tres cosas en paralelo, todo automático:
1. Movimiento de inventario
Por cada línea con producto que controla inventario:
- Entra al stock de la sede
- Se calcula el nuevo costo promedio ponderado del producto
Ejemplo: tenías 100 unidades a $5.000 (= $500.000 valorizado). Compraste 100 más a $6.000 (= $600.000). Ahora tienes 200 unidades a costo promedio $5.500 (= $1.100.000).
2. Asiento contable
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1435 Mercancías | (subtotal) | |
| 240810 IVA descontable | (IVA) | |
| 220505 Proveedores nacionales | (total) |
(Con el tercero del proveedor en la cuenta CxP).
3. Cartera con el proveedor
La factura queda registrada como cuenta por pagar al proveedor. La verás en:
- Panel App → Contabilidad → Cuentas por pagar
- También en el detalle del tercero
Paso 4: Pagar la factura (después)
Cuando le pagas al proveedor (mismo día o más adelante):
4.1 Abrir la factura
Compras → Facturas de Compra → buscar la factura → Ver.
4.2 Click en “Registrar pago”
- Monto: cuánto pagaste (puede ser parcial)
- Fecha: cuándo pagaste
- Método de pago: efectivo, transferencia, cheque, etc.
- Cuenta: caja, banco origen
- Referencia: # de transferencia o # cheque (opcional)
Click Guardar pago.
4.3 El sistema genera asiento de pago
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 220505 Proveedores | (monto pagado) | |
| 110505 Caja o 1110xx Banco | (monto pagado) |
Y actualiza el payment_status de la factura:
pendiente→ si no pagaste nadaparcial→ si pagaste menos del totalpagado→ si pagaste el totalvencido→ si pasó la fecha de vencimiento sin pagar todo
Errores comunes
”El total no me cuadra”
- ¿Marcaste bien el IVA? Algunos proveedores no cobran (régimen simplificado).
- ¿Hay retención en la fuente que aplicas tú? Si sí, debes hacerlo aparte.
- ¿Descuento incluido en el precio o aparte?
”No puedo contabilizar”
- Verifica que el proveedor tenga cuentas contables asignadas (típicamente 220505).
- Verifica que el producto controle inventario y tenga
inventory_account_id. - Verifica que tengas permiso
purchases.post.
”La factura no aparece en CxP”
- Asegúrate de haberla posteado (estado debe ser
posted, nodraft). - Verifica que el proveedor esté correctamente vinculado.
”Quiero anular una factura ya posteada”
Desde la vista de la factura → botón Anular factura. Esto:
- Devuelve el inventario al proveedor (salida del stock)
- Crea un asiento de reversa que neutraliza el original
- Bloqueado si la factura tiene pagos registrados (anula los pagos primero).
Caso especial: documento soporte
Si tu proveedor es no responsable de IVA (régimen simplificado) o no te puede emitir factura electrónica, debes emitir tú un Documento Soporte Electrónico. Ver Documento Soporte.